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| 2016.07.25 Monday | | - | author : スポンサードリンク |

Post-itを使って、仕事を整理する方法。

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一日のうちに、得意先や権利関係者など複数へ向けて提出するものがあったり、打合せや説明を行なう必要がある日は、なにかとバタバタします。

ことに、ある制作物が、関係先との交渉や他の制作物へのキーパーツになっている場合は段取りをどうするかで頭が一杯になり、プレゼンの土壇場になって「あれを作ってなかった!」なんてことになりかねません。
いやー、非常に肝が冷える事態ですね。

僕は複雑なことを覚えるのが不得意なので、こんな状況に陥りそうになると、Post-itにアイテム名をダーッと書き出して、ノートに貼って整理しています。



その効果は次の通り。
・今の時点で分かっているものを忘れない。
・ある成果物を作り出すために必要なものや、その手順があぶり出せる。
・流れがどこに向かっているのか。そのために押さえるポイントを連想しやすい。
・個別の物件の背景と関係性が明示されているので、同僚や関係者と状況把握をしやすい。
・チェックリストになる。


手順はざっとこんな感じです。
1.アイテム名ややることなど、分かっているものからPost-itに書き出す。
2.それぞれのアイテムが必要になる順番ごとに並べる。
3.そのアイテムが関係するところを矢印でリレーする。
4.一番端にあるアイテムがどんなことを起そうとしているのか、その目的を記入する。



作業時間にして5〜10分で終わり、かつ、後々の手順確認や抜けチェックが格段に楽になります。
もしかしたら、みんなやってる事かもしれないけど、ある日にやった整理の痕跡をもとに詳しくご覧に入れましょう。

この日は某社の制作物について、イメージの確認をいただくためのラフカンプを提出することになっていました。
また、この制作物には、先方が使いたいと指名された他社の制作物が含まれ、その権利を有する他社に使用許可を得るための説明に行かなければなりませんでした。
それぞれに提出や説明の後の段取りがあるので、そこを外さないように、確認しておくポイントを把握する必要があります。

でも、制作も説明に出て行くのもやっていると、頭がごちゃごちゃになるんですよね。
そこでPost-it整理法です。

左上から右下に向かって流れる時間軸があります。
右上方には「得意へ提出するもの」グループ、左下には「関係先で打合せするもの」グループがあります。


●「得意へ提出するもの」グループ
得意へ提出するものは、修正ラフをメインに、そこから派生するビデオの遷移図、それに映像があれば良い。
そう考えて提出物の名前が書かれたPost-itをグルーピングし、ここに書き添える説明文を青いPost-itで記入します。

すると、やり取りの精度をもう一つ上げるなら、権利関係でNGになりそうな部分の代替案を見せておいて、保険を打っておく必要があると気が付きました。
黄色の「設問リスト」と書かれたPost-itや、ピンクの「〜が使えない場合の保険」と書かれたPost-itが、付け足した部分です。

また、これらのパーツを「Bを作るためには、Aが必要」というふうに矢印で結んでいきます。
そこで「この線はストレートに繋がる状況にあるだろうか?」と考えてみると、今度は、修正遷移図を制作したり、先方から指示を出してもらうための資料として、より詳細な動画リストが必要だということもわかりました。



●「関係先で打合せするもの」グループ
さて、権利関係者への説明パートです。

ここでは確認したいことが分かっていたので、「確認1」「確認2」「確認3」と書いたPost-itをババッと貼っていきます。
あと「こういうものを作ります」とのトークが入るから、その様子がわかるラフを用意します。これもPost-itで追加。

この打合せも後の段取りがあります。
交渉がうまく行ったら、製作会社にアポイントを取るし、不調に終わったら得意へ提出した保険を使うことになります。



こうしたメモ&貼り付け作業は、5分もあれば終わります。
途中で何かを思い出したり、位置づけが違うなと感じたら、はがして別の場所に移動してもOK。そういう調整もすぐできます。

そして作業を進めていくと、多くの矢印を発しているものが立ち上がってきます。
これがゴチャゴチャになっている状況の中でも、一番先に完成させるべき要点になります。
あと、矢印の終点に注目すると、その作業の目的が見えます。

で、なにより気持ちいのが、物件が完了するごとに、Post-itに「完了!」と書きなぐることです。
グチャグチャで訳が分からなくなりそうだったものをすべて「完了!」で塗りつぶすと、目で見て「ああ、終わったんだな!」とわかりますでしょ。
ちょっとした達成感を味わえます。

| 2006.05.29 Monday | 20:12 | 体験レビュー | author : チチ |

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